Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Снабдителен деловодител
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Снабдителен деловодител, който да подпомага ежедневните административни и оперативни дейности, свързани с процесите по снабдяване, поръчки, доставки и обработка на търговска документация. Ролята е подходяща за организиран и прецизен професионалист, който умее да работи с документи, срокове, доставчици и вътрешни екипи, като същевременно поддържа високо ниво на точност и проследимост на информацията. Снабдителният деловодител има ключова функция в координацията между отделите, участващи в заявяването, одобрението, получаването и архивирането на документи, свързани със закупуването на стоки, материали и услуги.
На тази позиция ще отговаряте за подготовката, регистрирането и проследяването на заявки за покупка, поръчки към доставчици, приемо-предавателни документи, фактури и други съпътстващи документи. Ще поддържате актуални регистри и електронни бази данни, ще следите за пълнотата на документацията и ще съдействате за навременното обработване на вътрешни и външни кореспонденции. Успешният кандидат трябва да може да работи методично, да приоритизира задачи и да комуникира ефективно с колеги, доставчици и партньори.
Работата изисква добро познаване на административните процедури, внимание към детайла и способност за спазване на вътрешни правила и срокове. Снабдителният деловодител често участва в проверка на съответствието между заявени, доставени и фактурирани артикули, както и в подготовката на справки за наличности, поръчки и изпълнение на доставки. Позицията включва и архивиране на документация, поддържане на ред в досиетата на доставчици и съдействие при вътрешни проверки и одити.
Идеалният кандидат е дисциплиниран, отговорен и уверен в работата с офис софтуер, електронна поща, таблици и системи за управление на документи или ресурси. Предишен опит в административна, логистична или снабдителна роля ще се счита за предимство. Очаква се служителят да проявява дискретност, коректност и готовност да съдейства при възникване на спешни заявки или промени в графиците за доставка.
Ние предлагаме възможност за работа в структурирана и професионална среда, в която добрата организация и точността се ценят високо. Ще имате възможност да развивате уменията си в областта на снабдяването, документооборота и координацията с различни бизнес функции. Ако сте човек с аналитично мислене, силни административни умения и желание да допринасяте за ефективното протичане на процесите по доставки, тази позиция може да бъде отлична следваща стъпка в професионалното ви развитие.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Подготвя и регистрира заявки за покупка, поръчки и придружаваща документация.
- Поддържа актуални електронни и хартиени регистри на доставки и доставчици.
- Проследява срокове за изпълнение на поръчки и информира отговорните лица при отклонения.
- Проверява съответствието между заявки, доставки, фактури и приемни документи.
- Координира комуникацията с доставчици и вътрешни отдели относно статуса на поръчките.
- Архивира и организира документацията съгласно вътрешните правила и процедури.
- Изготвя справки, отчети и обобщения за извършени доставки и административни дейности.
- Съдейства при одити, проверки и вътрешен контрол на снабдителната документация.
Изисквания
Text copied to clipboard!- Средно или висше образование в областта на администрацията, икономиката или логистиката.
- Предишен опит на административна, деловодна или снабдителна позиция е предимство.
- Добра компютърна грамотност и умения за работа с MS Office, особено Excel.
- Умение за работа с документи, регистри и електронни системи за управление на информация.
- Отлични организационни умения и способност за спазване на срокове.
- Внимание към детайла и висока степен на точност при обработка на данни.
- Добри комуникационни умения и професионално отношение към колеги и доставчици.
- Способност за работа в динамична среда и приоритизиране на множество задачи.
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв опит имате в обработката на документи, свързани с доставки и поръчки?
- Работили ли сте със системи за регистриране на заявки, фактури или складови документи?
- Как подхождате при несъответствие между поръчка, доставка и фактура?
- Какви софтуерни програми използвате уверено в ежедневната си работа?
- Как организирате задачите си, когато работите с кратки срокове и много документи?
- Имате ли опит в комуникацията с доставчици и координацията с вътрешни отдели?
- Как гарантирате точност и проследимост при архивиране на документация?
- Какво ви мотивира да кандидатствате за позицията Снабдителен деловодител?
